Microsoft Teams: van chattool naar volwaardig samenwerkingsplatform

Microsoft Teams is de afgelopen jaren een onmisbaar hulpmiddel geworden voor veel bedrijven en organisaties. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties Teams nog niet maximaal benutten. Hoewel het platform talloze mogelijkheden biedt wordt het vaak beperkt gebruikt als enkel een chat- en vergadertool. Veel bedrijven missen de structuur of kennis om Teams effectief in te zetten als centraal samenwerkingsplatform. Dit leidt ertoe dat bestanden nog steeds in losse mappen zweven en dat communicatie gefragmenteerd blijft tussen e-mail, chat en andere tools.

Een van de oorzaken hiervan is dat veel trainingen zich vooral richten op de technische kant van Teams zonder rekening te houden met de culturele gewoonten binnen een organisatie. De manier waarop medewerkers gewend zijn te communiceren en samen te werken speelt een cruciale rol bij de adoptie van nieuwe technologieën. Wij vinden het belangrijk om trainingen altijd af te stemmen op de werkwijze en bedrijfscultuur van een organisatie zodat Teams niet alleen functioneel wordt geïmplementeerd maar ook daadwerkelijk bijdraagt aan efficiëntere samenwerking.

Het is niet voldoende om simpelweg te laten zien wat een kanaal is. Veel waardevoller is het om best practices te delen over hoe teams effectief kunnen werken met kanalen, hoe ze deze het beste kunnen structureren en hoe communicatie hierin optimaal verloopt. Een goed ingericht kanaal is niet zomaar een plek om berichten te posten, maar een werkomgeving waarin relevante bestanden direct beschikbaar zijn, waar discussies niet verzanden in eindeloze chats en waar heldere afspraken gelden over het gebruik. Bijvoorbeeld, een projectgericht kanaal kan een vaste structuur hanteren met subkanalen voor specifieke taken, integraties met Planner of OneNote en duidelijke richtlijnen over welke communicatie waar thuishoort. Door deze aanpak voorkom je een wildgroei aan kanalen en losse berichten, en zorg je ervoor dat Teams écht bijdraagt aan efficiënt werken in plaats van een extra digitale vergaderzaal te worden.

De populariteit van Microsoft Teams is deels te danken aan de opkomst van hybride werken. Sinds 2020 zijn veel bedrijven blijven vasthouden aan een mix van thuis en op kantoor werken. Teams maakt het eenvoudig om contact te houden met collega’s ongeacht waar ze zich bevinden. Met functies zoals de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen of taken toe te wijzen helpt het ook bij het structureren van samenwerking op afstand.

Wat de toekomst betreft blijft Microsoft Teams zich ontwikkelen. Er worden regelmatig nieuwe functies toegevoegd zoals AI-ondersteunde samenvattingen en verbeterde integraties met andere zakelijke tools. Daarnaast speelt het bredere Microsoft 365-ecosysteem een grote rol in de toekomst van Teams. In België maken de meeste bedrijven gebruik van Microsoft 365 waardoor Teams automatisch een strategisch voordeel heeft. Omdat het zo sterk verweven is met andere Microsoft-tools zoals Outlook, SharePoint en OneDrive blijft het voor veel organisaties de meest logische keuze. Alternatieven moeten niet alleen functioneel beter zijn, maar ook overtuigen in integratie en compatibiliteit om een echte concurrent te vormen.