JOB

Back-Office medewerker

Als Back-office medewerker ben je een onmisbare administratieve duizendpoot en de rechterhand van de hele organisatie. Je staat niet enkel in nauw contact met de COO en de CEO maar ook met klanten, leveranciers en je eigen collega's. In jouw functie neem je de verantwoordelijkheid voor de algemene ondersteuning van de dagelijkse flow. Hierbij is een werkmotivatie binnen opleidingen en/of IT goed meegenomen.

Multimedi traint de toekomst met kwalitatieve, praktijkgerichte IT-opleidingen.

We ontwikkelen hybride leertrajecten en zetten hierbij leersystemen in. Zo komen we tot efficiënte, uitdagende en effectieve opleidingen. De toekomst is digitaal en daarin zijn digitale & IT skills essentieel.

Multimedi ontwikkelt zowel IT-opleidingen voor IT-professionals als opleidingen in de nieuwe digitale vaardigheden. Zo kan iedereen mee in de werkplek van de toekomst. Multimedi is een groeiend bedrijf dat nood heeft aan iemand die ondersteunt in de dagdagelijkse werking.

Wil jij als back-office medewerker jouw steentje hieraan bijdragen, dan zie jij waarschijnlijk volgend takenpakket als een positieve uitdaging!

Jouw verantwoordelijkheden:

  • Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische realisatie van de opleidingen en workshops.
  • Je stuurt de projectmedewerkers aan in functie van de projecten en de beloftes aan de klant;
  • Je behandelt vragen van klanten (zowel telefonisch als per mail) en streeft hierbij naar het vinden van de beste oplossing voor klant én organisatie.
  • Je ondersteunt het offerteproces met het oog op haalbaarheid, timing en administratie;
  • Je bent het aanspreekpunt voor zowel het management als voor het personeel.
  • Je beantwoordt individuele vragen van medewerkers, ondersteunt hen bij het gebruik van de verschillende tools die Multimedi gebruikt én begeleidt de onboarding van nieuwe medewerkers;
  • Tot slot beheer je het algemeen office en facility management.

Een algemene beschrijving van jouw belangrijkste taken:

  • Je coördineert verschillende opleidingen door elkaar waardoor je gestructureerd te werk kan gaan en hierin prioriteiten kan bepalen;
  • Organisatie van projectvergaderingen waarbij je het hele team op de hoogte brengt van de verwachte output van een project;
  • Nauwkeurig de planning opstellen, bewaken en wijzigen;
  • De kwaliteit van de opleiding bewaken door actiegericht naar oplossingen en/of alternatieven te zoeken; oplossingen kunnen aanbieden op een klantgerichte manier is heel erg belangrijk;
  • Nauw contact hebben met deelnemers, trainers en collega’s in vergaderingen alsook via mail en telefoon en/of op locatie;
  • Alle administratieve documenten in orde brengen op papier én digitaal zoals dagelijkse af- en aanwezigheden;
  • Je onderhoudt tegelijkertijd het projectmanagementsysteem;
  • Eerste aanspreekpunt van klanten zowel per mail als per telefoon;
  • Bestekken analyseren, verwachtingen en deadlines in kaart brengen, offertes nalezen;
  • Vragen van collega’s opvangen en beantwoorden;
  • Intern asset management.

Dat klinkt misschien nog wat algemeen, daarom laten we je graag kennismaken met een typische werkweek:

Maandag werk je in de voormiddag aan de planning van de opleiding ICT support Vilvoorde die zal starten over 3 maanden. Je bekijkt de feedback van de vorige opleiding, de praktische details en je maakt al een voorstel van planning. Je stelt een team op dat aan deze opleiding zal werken en stemt dit af met de COO. Na zijn goedkeuring communiceer je met de betrokken teamleden en laat je hen weten wat je van hen verwacht.

Ondertussen verneem je dat er een trainer laattijdig zal toekomen en verwittigt klant en cursisten. Dit doe je door alle info te raadplegen in onze systemen

In de namiddag moet je aanwezig zijn op een planningsvergadering voor de opleiding Systeembeheerder te Drongen. Jij vertegenwoordigt Multimedi en legt samen met de klant de inhoud van de opleiding en de kerndata vast. Na de vergadering rijd je terug naar huis met de trein. Op de trein bekijk je nog even de mailbox om eventuele dringende zaken nog op te vangen.

Dinsdag ga je naar kantoor: je hebt afgesproken met een collega die problemen blijft ervaren met zijn tijdsregistratie. Je overloopt met hem het hele proces en beantwoordt zijn vragen. Nadien krijg je telefoon van een klant die vraagt wanneer zij antwoord kan ontvangen op de vraag naar een interne opleiding. Je contacteert de COO om dit op te volgen en koppelt terug naar de klant.

In de mailbox zie je een uitnodiging tot een offerte. Je maakt een eerste inschatting of dit een geschikte opdracht voor Multimedi is. Als je hierop positief kan antwoorden, maak je een samenvatting waarop de CEO en COO zich kunnen baseren om de definitieve beslissing te maken.

Ondertussen komt 1 van je collega’s op kantoor met laptops en handboeken; je past de voorraad aan in het systeem. Natuurlijk maak je ook even een babbel met je collega: je had deze al even niet meer gezien.

Je eindigt de dag met het opvragen van aan/afwezigheden van een welbepaalde workshop en duidt deze ineens aan in de databank van de klant. Je vraagt aan de afwezige cursisten een bewijs van afwezigheid omdat dit een eis is van de klant.

Woensdag is het vergaderdag. Elke laatste woensdag van de maand houdt Multimedi een vergaderdag. In de voormiddag wordt er aandacht besteed aan informatie- en kennisdeling, in de namiddag is er ruimte voor algemene vorming.

Jij bent verantwoordelijk voor het onthaal van alle collega’s: je zorgt ervoor dat de vergaderzaal klaar staat en dat de broodjes besteld zijn.

Tegelijkertijd hebben jij en de COO een nieuwe tool ontdekt die jullie willen gebruiken om de opvolging van aan- en afwezigheden te automatiseren: jij geeft een presentatie van deze tool en je maakt samen met de collega’s verdere afspraken over de implementatie.

Je geniet van deze dag omdat het 1 van de zeldzame momenten is waarop je al je collega’s fysiek ziet. Zij geven nl. bijna elke dag training en doen dat op locatie of digitaal vanuit hun thuiskantoor.

Donderdag start je wat later want het was gisteren een lange dag. Je volgt de bevestiging over de uitnodiging tot offerte die je dinsdag hebt doorgestuurd op bij de COO en de CEO. Ze geven aan dat Multimedi een voorstel zal uitwerken. Je spreekt samen met hen de taakverdeling en deadlines af en plant deze alvast in de agenda’s. Je brengt het CRM up to date en bekijkt samen de andere leads.

Je volgt de planning van de opleiding ICT support te Vilvoorde verder op en doet controle op de input van je collega’s. Je checkt of de opleiding correct is ingebracht in het systeem en je mailt het voorstel tot de planning door aan de klant met de vraag of deze de planning kan goedkeuren.

Je belt naar een klant die een vraag heeft gesteld per mail maar de vraag is je niet helemaal duidelijk is. Na het telefoontje weet je wat te doen en ga je verder aan de slag met de mailbox. Je krijgt net door dat 1 van de collega’s ziek geworden is en morgen geen opleiding zal kunnen geven. Je bekijkt of er een alternatief is. Da is er gelukkig en je brengt de klant op de hoogte van de situatie.

Vrijdag start je vroeger op omdat je graag ook iets vroeger aan het weekend wil beginnen. Je overloopt met de COO de voorbije week en blikt vooruit naar de komende week. Je overloopt alle projecten en stelt je vragen zodat je zelfstandig verder kan werken aan die projecten.

Je volgt de mailbox verder op en zorgt ervoor dat de meeste mails beantwoord worden. Daar waar telefonisch contact beter werkt, hebben we ook graag dat je hierop inzet. Je kan wat je besproken hebt bevestigen via mail. Volgende week woensdag start de samenwerking met een nieuwe externe trainer: je volgt op of alles duidelijk is, en overloopt nog eens de afspraken en verwachtingen.

Yes, weekend!

De persoon die we zoeken voldoet aan de volgende checklist:

  • Problem-solving is your middle name!
  • Je kan doelgericht werken naar deadlines die in sommige periodes hoge pieken kennen.
  • Je bent flexibel in locatie en tijd.
  • Je houdt van administratie.
  • Je legt makkelijk contact, je communiceert graag face to face, via telefoon en/of online call.
  • Je hebt een goede beheersing van het MS-office pakket.
  • Authenticiteit, flexibiliteit en meebouwen aan een positieve team sfeer zijn voor jou vanzelfsprekendheden.
  • Door je kritische blik bouw je mee aan onze organisatiestructuur en neem je initiatief om zaken nog efficiënter te laten lopen. Onze mindset is Agile/Lean.
  • Je kan constructieve feedback geven aan interne en externe collega’s/ partners.
  • Je spreekt vloeiend Nederlands. Engels en Frans is een plus.
  • Je hebt geen schrik van IT en (nieuwe) tools.
  • Goed meegenomen maar niet beslissend: ervaring met ERP systemen en kennis van ISO9001.

Elke dag met plezier samenbouwen aan de toekomst van onze klanten, daar staat natuurlijk wat tegenover.

Naast een sectorgericht loon en mooie extralegale voordelen zoals laptop, maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, … bouwen we ook graag aan jouw toekomst door begeleiding op maat aan te bieden en de kans om jouw carrière vorm te geven.

Je mag van ons het volgende verwachten:

  • Echtheid: naar al onze medewerkers toe zijn we authentiek en communiceren we met een grote openheid en respect voor ieders eigen achtergrond of situatie.
  • Betrokkenheid: al je collega’s hebben een hart voor mensen en er heerst een familiaire, doch professionele werksfeer waarbij ook vaak naast het werk nog wordt afgesproken.  
  • Flexibiliteit: wij vragen heel wat flexibiliteit van onze werknemers, maar geven dat ook graag terug door glijdende uren, thuiswerk en heel wat andere voordelen.
  • Ondernemerschap: wij zijn geen hokjesdenkers en willen jou de kans bieden om mee te denken met onze organisatie. Er is ruimte voor ideeën op alle vlakken en we zijn de eerste om innovatie een plaats te geven in onze dienstverlening.

Klinkt dit als dé ideale match?

Solliciteer dan snel (liefst voor 12 november) met je CV en motivatiebrief naar Dominique De Troij via panache@obelisk.be